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報告・連絡・相談するのが苦手…相談するコツと苦手意識を克服する方法

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こんにちは、あるいはこんばんは!
パーソナルコーチ・動画クリエイターの
ながのさゆり(@sayuricoaching)です。

 

<こんなあなたへ>

  • 相談するだけ時間の無駄なのでは?と思う節がある
  • 実際に相談して求めていないアドバイスをされるなど嫌な経験をした
  • 自分のなかにため込んでしまいやすい
  • 人を頼るのが苦手で仕事を進めるうえで困っている
  • なんて話し掛けたら良いのか、うまく話せるか不安で報連相が出来ていない

 

 

新卒で入社した会社で、
上司に相談するのに何日もかかった私が通ります…

 

ちょっとしたことを、
スッと報告・連絡・相談出来たらどんなに楽なことか、、
そう考えていたことをよく覚えています。

 

密かに「自己開示」を自分の目標にしていたくらいです。
それだけ職場で自分を出すことに抵抗がありました。。

相談って実は難しいことなんだと思います。
でも、苦手なままはもったいない…!
のでぜひ克服のヒントを見つけていってくださいね!

 

動画で見たい方はこちらをどうぞ!

 

報連相とは:ビジネスにおける重要性

 

報連相の重要性を一言でいうならズバリ、、
ビジネスを円滑にすすめるためです。

 

もっと言えば、、
ビジネスの目標=売上をあげるため
(ステークホルダーのためになることに繋がる)
です。

組織として動いている以上、
誰かと一緒に仕事をしている以上、
大事なコミュニケーションです!

 

報連相の意味をそれぞれみていきます!

報告

 

告げ知らせること。特に、ある任務を与えられた者が、その経過や結果などを述べること。また、その内容。

weblio辞書より

 

 

プロジェクトが長ければ長いほど、
途中経過も知らせて欲しいと思う管理職・マネージャーは多いですよね。

 

チームで仕事をしていると特に
メンバーの進捗管理は大事だし、
全体のスケジュールへの影響も大きいので。

報告の大きな目的は「進捗管理」でしょう。
だから日報や週報のように
ルーティンにする会社も多いですね!

連絡

 

多くの場合「通信手段などを用いて関係者に通知する」という意味で用いられる表現。あるいは「別個の交通網が接続されている」という意味でも用いられる。

weblio辞書より

 

 

分かりやすい連絡の内容は「電話がありました」とか
「他部署の方から質問がありました」とかでしょうか。

 

そういった必須のものだけでなく、
「こんな情報を小耳にはさんだ」とか
「近々こんなイベントがあるらしい」とか
ちょっとしたことも連絡すると良いかもしれません。

連絡の目的は「情報共有」と「信頼関係構築」
考えられます。
一緒に働くメンバーでの情報共有は、
ビジネスをすすめるうえで助けになります。
また、こまめに連絡してくれる人は信頼出来ますよね!

相談

 

問題の解決のために話し合ったり、他人の意見を聞いたりすること。また、その話し合い。

weblio辞書より

 

 

仕事における相談では、
何か困ったときにアドバイスをもらったり
他の人の手を借りる手段になり得ます。

 

ひとりでやろうとするのではなく、
誰かと一緒に乗り越えていくというスタンスです。

 

そのためには、今自分が何に困っていて、
どんな風にしたら解決できそうか?
という仮説を持っておけると良いですよね。

新入社員のときなんか、
何をどう相談したら良いのか分からない…
ということもあったので、、
やはり双方のコミュニケーションが大事です!!

報連相がうまくいっている場合とそうでない場合

 

私のプログラマの頃の経験をもとに例を出してみます。

 

 

<条件>

  • ソフトウェア開発の期間:1年間
  • チームメンバー:10名

※各々が担当箇所を開発してひとつのソフトとしてリリースする

 

<うまくいっていない場合>

 

  • 進捗が悪くても隠して何とかやっている風に報告するメンバーも
  • 管理者は報告を鵜吞みにして遅れに気づかない
  • メンバー間のコミュニケーションはほぼなく、個人で開発している

 

進捗が遅れていると判明したときには、
もう取り返しが付かないほどスケジュールがおしており
結局リリース時期を遅らせることに。

 

著しく進捗の悪かったのに隠していたメンバーは
居心地が悪くなり不調を理由に休職。
さらにスケジュールが厳しくなった。

 

 

 

<うまくいっている場合>

 

  • 少しでも遅れそうなら正直に自分の進捗を報告
  • 管理者は遅れている事実を受けとめ、メンバー間で助け合うよう担当箇所を調整
  • 個人の仕事ではなくチームで開発しているという意識を持って取り掛かる

 

週報にて進捗を共有、つまずいているところがあれば相談
という仕組みがあったので自然と助け合えた。

 

お互いが気に掛け合っている状態なので、
進捗も予定通り、不具合も少ない状態で
リリースを迎えることに。

 

大まかな話ですが、どちらも本当に経験しました。
ちゃんと報連相をしない人が一人でもいると、
プロジェクトは崩壊します

 

そして、報連相する側だけでなく
普段のコミュニケーションや
報連相を受ける側のスタンス・態度も超重要!

相談できない・苦手な理由3選

報連相のなかでも一番ハードルの高い「相談」。
なんで相談が苦手なのか?
まずは理由を知りましょう!

①上司が怖い、なんと相談したらいいか分からない

これが一番多いのではないでしょうか?

 

相談って結構、心理的ハードルが高いもの。
自分の抱えている問題(弱み)を話すのですから、
相手の反応が怖くて当然です。

 

ましてや、相談して怒られた・嫌味を言われたといった
経験をしたことがあるとしたら尚更です。

 

なんて相談したら怒られなくて済むかな…?
と相談内容とは別の悩み事に向き合っているうちに、
なんて相談したらいいのか分からなくなってしまう。

 

結果、時間ばかりが過ぎもっと「相談できない」状況になっていくんです。

 

仮に、、
相手にまったく恐怖を感じていない、
委縮する要素がなく安心していたら
「なんかここが分からなくて」
とか適当な言葉でも相談できるはず。

 

なので「なんて相談したらいいか分からない」というのは、
突き詰めれば関係性の問題にいきつくケースも多いです。

仕事じゃなかったら確実に
怖いと感じている相手に相談することはないですよね。
相談って安心できる相手にしかしないです。

②人を頼るのが苦手、相手の時間を奪ってしまうことに抵抗を感じている

 

自分なんかの悩みに時間を割いてもらうのは悪い…

 

頼るのは気が引ける…

 

そんな風に感じている方もいます。

 

忙しそうにしている上司に声を掛けるタイミングって難しいですし、
この相談で時間をもらっていいものか…?
と気を遣うのもあるあるだと思います。

 

そもそも日本人はあまり人を頼る習慣がない人も多いですよね。
人を頼る=格好悪いこと
という価値観もあるかもしれません。

人に相談する=ダメな人間
なんかじゃないですよ。

 

むしろ、正直に悩みを打ち明けたり
アドバイスを求めるのは
勇敢でカッコいいこと
だと思います!

③相談しても無駄、自分でなんとかしなければと思っている

どうせ聞いてもらえない…

時間がかかっても自分で調べて解決するのが一番!

 

これは過去の私の声です。

 

相談しても、私の気持ちを尊重してくれるわけじゃない、
結局言われることは一緒だし
自分で調べてって言われるだけ。

 

実際に相談した経験から、こんな風に思っていました。

 

一緒に考えてくれたり、
何につまずいているのか見てくれるわけではなく
一方的に求めていない意見をされるだけで
相談する気が失せてしまったのです…

 

これも関係性の創り出した結果かなと、、
コミュニケーションは双方のものなので、
私は悪くない!とか思っているわけでもなく。

 

相談したら一緒に解決策を考えてくれたり
寄り添ってくれる人もいるのだと気づけば自然と変わりますね。

仕事で相談に乗ってくれない上司は…
組織運営ではなく自分のことしか考えていない可能性があります。
冒頭でお伝えした「報連相はビジネスを円滑にするため
という本来の目的を思い出してもらいたいですね!

相談するコツ5選

①相談は早めに

時すでに遅し…
と、どうしようもなくなってからでは
相談された側も解決策の選択肢が狭まります。

 

なので、事態が深刻になる前に
ちょっとマズいかも…くらいで早めに相談しましょう!

 

早い分には困りません。
ちょっとした連絡くらいの状態のうちに相談できると
お互いに気持ちが楽ですよね。

②いま相談するべき内容か確認する

大概のビジネスマンは忙しいですよね。

 

かつ、スケジュール管理や進捗管理している立場の相手に相談するのなら
いまこのタイミングで相談するべきことか
を一言確認すると良いですね。

 

その解決策がないと自分は他に何も出来ない状態というなら
それも伝えるべきです。

 

これも結局「報連相はビジネスを円滑にするため」だからです。
チームで動いている以上、全体最適は無視できません。

 

案外、緊急度が高くないということもあります。
その場合、上司から他に優先的にやって欲しいことを任されるかも。
「相談してくれて助かった」と喜ばれるでしょうね。

③状況を事実として正しく伝える

相談するときには、起きている事実を正確に伝えましょう

 

解決策やアドバイスをしようにも、
状況や背景が把握できないと難しいもの。

 

資料などもあれば持参しておくのが良いですね!
また、自分にとって都合の悪いことも正直に伝えましょう。
隠してしまうと、せっかくの相談が台無しになりかねません。

④自分はどうしたいのか?意見を持つ

相談=相手の意見を鵜呑みにすること
ではありません。

 

結果的に、上司の意見に100%従わざるを得ない
ということもあるかもしれまんせんが…

 

あなたの意見を持ち、相談しましょう

 

自分はどう考えて、どんな仮説を持っているのか?
自分はどうしたいと思っているのか?
など、伝えられると一目置かれる存在になります。

 

自分自身も仕事を楽しめるキッカケに繋がるかもしれません。
相談をうまく利用したいですね!

⑤相談のお礼は「報告」

これは次の相談をしやすくするための考え方です。

 

相談に乗ってもらって
「ありがとうございます!」と
感謝するところまでは当たり前…!

 

その後に、実際どう行動して、どんな結果になったのか?
報告できると相手も嬉しいに違いない。

 

相談に乗った側は気になるものです。
そして報告してくれる人のことを応援したくなるのが人間ってもん!

 

このように信頼関係を構築していけると
働きやすくなりますよね!

自分と相手のタイプを知ることも
相談するうえで役立つヒントになるかも!?
無料でタイプ診断できるのでぜひ見てみて

相談の苦手意識を克服するたったひとつの方法

 

あなたは安心して何でも話せる相手がいますか?
仕事のこと、家族のこと、趣味のこと、、何でもです。

 

まずひとりで良いので、
安心して何でも相談できる人を見つけてください。
出来るだけ利害関係のない相手がいいです。

 

そして、自分の悩み・うまく言葉に出来ないけどモヤモヤすること…
声に出して話してみてください。
つまり、相談の練習をしてください。

 

え…?そんなことで克服できるんですか?

 

という声が聞こえてきそうです。

 

相談されること、は練習が必要で当たり前
と思われていそうですよね。

 

相談すること、も一緒で練習が必須です。
自己開示って勇気のいることですから。

 

安心できる相手にすら
自分の困っていることや問題を話せないのに
仕事で完全に安心することはない相手(上司)
に対して話せると思いますか?

 

どんなことでも練習して慣れるというプロセスが必要なんです。

 

いきなり自分の考えを言葉にしながら
事実をまとめて誰かに相談できる人
なんていません。
もちろん、私もそうでした。

 

最初から出来ているように見える人でも、
どこかのタイミングで練習・経験を積んでいるんです。

 

まずは安心して話せる相手に色々と話してみて、
少しずつ話せる相手の範囲をひろげていく

 

面倒くさいな…
と思われるかもしれませんが、
いきなりガラッと変えられるものなんてそうそうありません。

 

しかし裏を返せば、
いま苦手だと感じていても練習すれば克服できるということ。

これまで誰かに相談しなくても困らなかった
という方でも仕事では困るケースが多いですよね。
私もそのひとり…!

 

まずは相談の練習からしていきましょう!
練習には、コーチングがとってもおすすめですよ。

まとめ:相談上手になって人生を変えよう!

 

ここまでお付き合いくださり、ありがとうございます!

 

報連相は、ビジネスを円滑にするために重要なもの。

 

そして、そのなかでも一番ハードルの高い”相談“。
苦手意識がいまあるとしても、練習することで克服できるんです!

 

相談が出来るようになると、
ビジネスだけでなく人間関係全般に良い影響があります。

 

ひとりで抱えていたものを、
誰かに共有できれば仲間もできるし助け合える。
ひとりで出来ることなんて限界があるので…

 

確実に人生が変わっていくのを実感出来ます。

 

相談上手はすごくお得です!
あなたも相談上手になって、より豊かな人生にしてくださいね。

相談の練習相手は思い浮かんでいますか?
定期的に話せる練習相手が良いと思います。

 

まわりに時間を取れそうな人がいなければ、、
私とLINEで友達になってくださると
無料相談の案内をできますので是非!

自分らしく豊かな人生へ!

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この記事を書いた人

ながのさゆり

在り方で豊かな人生へ導く専門家。RabbitSpace代表。
理想の在り方を叶える対話を提供しています。また、頑張っている個人を応援したい、素敵な活動を広めたいとの思いからドキュメンタリー風動画を制作し配信中です。
米国CTI認定CPCC®

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